Så rensar du inkorgen efter semestern - 3 steg till en välstädad jobbmail

suhyeon-choi-es9AZ5ItoX8-unsplash.jpg

Få saker kan kännas så stressande som en överfull inkorg. Speciellt om det är det första du måste ta itu med när du är tillbaka på jobbet efter semestern.

Vart ska man egentligen börja och hur får man ordning på det som känns som en enda stor röra på datorn? 

Her Way kommer till din undsättning och visar dig hur du kan beta av alla mail effektivt och snabbt i en enkel steg för steg-guide. Allt för att du ska kunna inleda hösten med en nystädad inbox och kunna ta dig an roligare och mer kreativa arbetsuppgifter.

Let´s go! 

Steg 1.

Börja med att avsätta ordentligt med jobbtid till att kunna gå igenom alla mail. Finns det möjlighet är det allra bäst om du försöker tackla allt i din inkorg på en sittning. Om du gör andra arbetsuppgifter samtidigt är det lätt att tappa fokus och slarva, vilket i längden kan leda till att du inte hinner beta dig igenom hela mail-skörden förrän senare och då har det garanterat fyllts på med nya och mer brådskande mail. 

Låt det inte växa till ett ohanterligt mail-monster som du knappt vågar närma dig, så uteslut diverse distraktioner, sätt dig ner en bra stund och bara kör!

Steg 2.

Du behöver inte läsa igenom varje mail du fått men du bör granska alla rubriker noga. Inget är så tidskrävande som att plöja igenom irrelevanta och inaktuella mail så fokusera främst på innehållsmarkeringarna. 

Börja med de äldsta mailen och arbeta dig framåt. Här är det viktigt att markera de mest angelägna mailen så att du kan återkomma till dessa efter sorteringen. 

Beroende på vilken mailläsare du använder så bör du skapa mappar eller markeringar för de olika mailen. Om du använder dig av Gmail kan du t.ex. skapa flera olika etiketter för olika sorters mail. Det ger dig en struktur att arbeta med. Se även till att kasta skräpmail och andra onödiga mail som stjäl din uppmärksamhet.

Steg 3.

Nu när du har sorterat din hög med mail så är det dags att svara. Kom ihåg att inte börja svara på de äldsta mailen innan du har betat dig igenom alla. På så sätt undviker du att svara på mail med uppgifter som kanske redan har lösts eller adresserats på andra sätt senare i mailtråden, så slipper du upptäcka att ditt svar inte behövdes. 

Du behöver inte skriva långa svarsmail. Det beror såklart på innehållet i mailet men oftast räcker det med att svara med ett par rader för att visa avsändaren att du har tagit emot det och är insatt i vad det handlar om. Föreslå istället att ni hörs på telefon eller tar ett möte för att prata vidare om det som efterfrågades i mailet. 


Tips inför nästa semester

Innan du går på semester nästa gång! Kom ihåg att skapa en regel som gör att de mail som bara är för din information (CC) hamnar i en egen mapp / etikett, så att du kan vänta med att läsa de mailen efter att du läst de som går direkt till dig som mottagare.


Kanske det allra viktigaste

Sist min inte minst! Kom ihåg att svara med ett enkelt ”Tack!” för de mail och uppgifter som andra har lyckats ta itu med under semestern. Ett trevligt sätt att visa uppskattning för dina medarbetare och för att påbörja jobbhösten i rätt stämning!